Führungsaufgaben
In dieser Rolle unterstützen Sie aktiv die Mitarbeitenden im Front Office, in der Reservationsabteilung und bei den Chasseuren gemäß dem Leitbild des 7132 Hotels. Sie sichern die Erfüllung der hohen Gästeerwartungen zu jeder Zeit.
- Sie fungieren als Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte anderer Abteilungen in Abwesenheit des Front Office Managers.
- Sie setzen das Qualitätsmanagement System konsequent um und entwickeln es laufend weiter als dynamisches Hilfsinstrument in Ihrem Aufgabenbereich.
- Sie sind verantwortlich für Up-Selling und Cross-Selling im Haus.
Fachliche Aufgaben
Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Betreuung von Gästen mit höchsten Erwartungen und dem Einholen von Gästefeedback. Sie stellen sicher, dass alle relevanten Anfragen umgehend bearbeitet werden, insbesondere Reklamationen zur vollsten Zufriedenheit des Gastes.
- Sie gewährleisten, dass die Vorgaben in Bezug auf Auftreten, Kleidung, Hygiene und Erscheinungsbild der Front Office Mitarbeitenden stets den hohen Anforderungen entsprechen.
- Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit ihrem Arbeitsumfeld vertraut, adäquat geschult und betreut sind, sodass sie sich in ihrem täglichen Arbeitsumfeld sicher fühlen.
- Gemeinsam mit dem Front Office Manager überwachen Sie die Reservierungsvorgänge und führen eine laufende Auslastungskontrolle hinsichtlich maximalem Ertrag und Sperrdaten durch.
- Sie fördern Up-Selling und Cross-Selling Maßnahmen in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
- Sie informieren sich regelmäßig über aktuelle Trends und setzen kontinuierlich Best Practice Initiativen um.
- Die Gästekartei führen Sie stets aktuell und ergänzen sie mit relevanten Informationen.
- Sie unterstützen bei der Durchführung von abteilungsspezifischen Schulungen und der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden im Team.
- Bei Abwesenheit des Guest Relation Coordinators vertreten Sie diesen gemeinsam mit dem Front Office Team.
- Gelegentlich übernehmen Sie die Aufgaben des Night Auditors während dessen Ferienabwesenheit.
Events
Sie sind verantwortlich für die Organisation des Tagungs-, Bankett- und Veranstaltungswesens.
- Hierzu gehört das Buchen von Zimmern, Veranstaltungsräumen und Restaurants sowie die gesamte Korrespondenz mit dem Gast oder der Ansprechperson.
- Nach Absprache mit dem Front Office Manager erstellen und versenden Sie den Veranstaltungsvertrag.
- Sie treffen interne Absprachen und koordinieren gegebenenfalls Meetings zur Eventorganisation.
- Durch persönliche Absprachen mit dem Gast stellen Sie einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen sicher.
- Sie erstellen Function Sheets und briefen die involvierten Abteilungen.
- Vor Ort betreuen Sie die Events und garantieren einen reibungslosen Ablauf.
- Nach den Veranstaltungen werten Sie die Events aus, erstellen Reportings und holen Feedback ein.